1. Algemeen
1.1 Het huishoudelijk reglement is een set regels en richtlijnen, in aanvulling op de wet en de statuten. Dit zijn
afspraken, regels en richtlijnen die mogelijkerwijs op korte of middellange termijn kunnen wijzigen, in
tegenstelling tot de statuten, waarvoor de notaris nodig is voor aanpassingen.
1.2 Het huishoudelijk reglement bevat naast afspraken, regels en richtlijnen ook taken en bevoegdheden van
bestuursleden. Procedures en werkwijzen zijn in het huishoudelijk reglement vastgelegd, of er kan naar
beschrijvingen hiervan worden verwezen. Indien vastgelegd in het huishoudelijk reglement, is wijziging
enkel mogelijk door een bestuursbesluit;
1.3 Het huishoudelijk reglement mag niet in tegenspraak zijn tot de statuten. Indien dit toch het geval is,
hebben de statuten voorrang op het huishoudelijk reglement;
1.4 Het huishoudelijk reglement kan worden gewijzigd in een bestuursvergadering of in de jaarvergadering.
Het is gebruikelijk dat het eerste huishoudelijk reglement wordt goedgekeurd met een meerderheid van
stemmen. Het document is openbaar en door belangstellenden (zoals donateurs) op te vragen.
2. De vereniging
2.1 Studievereniging Source Eindhoven is de studievereniging voor en door HRM- studenten van de Fontys
Hogeschool te Eindhoven. Studievereniging Source Eindhoven stimuleert studenten om het maximale uit
de studententijd te halen, en fungeert als een belangrijke schakel tussen de Hogeschool en het werkveld.
2.2 Het doel van de vereniging is om een veilige en gezellige omgeving te creëren waarin kennis uitgewisseld
kan worden, zowel binnen als buiten de muren van Fontys Hogeschool. De activiteiten van
Studievereniging Source Eindhoven hebben een afwisselend karakter, zowel ontspannend als studie
gerelateerd. De studievereniging verbreedt het vak gerelateerde perspectief van de student, maar biedt
voldoende ontspannende activiteiten aan om het evenwicht in het dynamische leven van de student in
stand te houden.
2.3 Binnen Studievereniging Source Eindhoven streven wij naar een open, democratische en vredelievende
sfeer. Onze deur staat open voor iedere student van Human Resource Management (voormalig)studerend
aan Fontys Hogeschool Eindhoven. Iedere student is uniek met zijn eigen vaardigheden en talenten. Wij
geloven dat er voor iedere student met zijn eigen kwaliteiten, een plek binnen onze vereniging is. Wanneer
wij onze krachten bundelen kunnen we veel verder komen.
3. Het bestuur
3.1 Samenstelling:
Het algemeen bestuur bestaat uit tenminste drie personen, waar de functies: voorzitter, secretaris en penningmeester onder zijn vervuld. Naast de genoemde functies kunnen ook de volgende functies deel uitmaken van het bestuur: commissaris interne zaken, commissaris externe zaken en vicevoorzitter. Alle leden die in het bestuur zitten maar geen specifieke functie of taak hebben, zoals hiervoor beschreven, worden ‘algemeen bestuurslid’ genoemd.
3.2 Besluitvorming:
Het bestuur neemt alle organisatorische besluiten voor de vereniging. Deze besluiten liggen in lijn met de beleidsplannen. Mocht de situatie hierom vragen, wat betekent dat het te nemen besluit niet in lijn ligt met de beleidsplannen, maar het wel positieve gevolgen heeft voor de vereniging, dan kan hiervan worden afgeweken. Het bestuur komt in bespreking bijeen zo dikwijls als het dit nodig oordeelt, doch tenminste eenmaal per maand. De voorzitter heeft de algemene leiding van de vereniging. De secretaris is belast met het voeren van de correspondentie van de vereniging. Hiernaast notuleert de secretaris de bestuursvergaderingen, -besprekingen en de algemene vergaderingen. De penningmeester beheert de geldmiddelen van de vereniging. De commissaris interne zaken is verantwoordelijk voor het functioneren van de commissies. De commissaris externe zaken is verantwoordelijk voor het contact met externe partners en verenigingen. Tot slot is de vicevoorzitter de vervanger van de voorzitter wanneer deze, om wat voor reden dan ook, de functie tijdelijk niet kan bekleden. Tevens is deze verantwoordelijk voor de algemene leden borrels.
3.3 Overige taken:
Indien er meer dan zes bestuursleden zijn, regelen zij hun taakverdeling onderling. Taken die tijdens het jaar ontstaan, zullen onderling verdeeld worden. Het bestuur kan de taken van de diverse bestuursleden meer gedetailleerd vastleggen in de functieomschrijvingen. Het bestuur is bevoegd onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde onderdelen van zijn taak te laten uitvoeren door commissies die door het bestuur worden aangewezen.
3.4 Kleding:
Het bestuur is verplicht om bestuur kleding aan te schaffen. Hierbij worden mannen verplicht een pak met stropdas te dragen en vrouwen een jurk, rok of pak met sjaaltje in de kleur van de vereniging. De kosten van de bestuur kleding zijn (gedeeltelijk) voor eigen rekening. De penningmeester kan hiervoor een vergoeding in het budget vrij maken.
4. Bestuurswissel
4.1 Het bestuur treedt aan nadat het als kandidaatsbestuur door het zittende bestuur is voorgesteld aan de Algemene Ledenvergadering tijdens de wisselings-ALV en nadat de Algemene Ledenvergadering een kandidaatsbestuur heeft goedgekeurd. Bij het aantreden van het kandidaatsbestuur treedt het zittende bestuur af. Het kandidaatsbestuur wordt gekozen middels een sollicitatieprocedure.
4.2 Per verenigingsjaar vindt er eenmaal per jaar een bestuurswissel plaats. Deze bestuurswissel vindt plaats tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV) aan het begin van het collegejaar: jaarvergadering.
4.2.1 De Algemene Ledenvergadering aan het einde van het voorgaande collegejaar: overdrachtsvergadering, keurt het nieuwe bestuur goed.
4.2.2 Tijdens de jaarvergadering van het volgende verenigingsjaar wordt het oude bestuur gedechargeerd en het nieuwe bestuur officieel benoemd. De stemming gaat geheel anoniem en volgens het regelement van orde, wat in de volksmond ook wel een stemprocedure genoemd wordt.
4.3 De constitutieborrel wordt georganiseerd door het oud-bestuur om via deze weg kennis te maken met alle samenwerkende verenigingen en leden.
4.3.1 Tijdens de constitutieborrel zal de pedel – een man of vrouw met de staf – alle besturen aankondigen. Het nieuwe bestuur staat achterin de kroeg. Na het omroepen van het voormalige bestuur mogen zij het nieuwe bestuur feliciteren en een cadeau geven.
4.3.2 Na afloop mag het bestuur een bericht in het gastenboek schrijven.
4.3.3 Ook commissies mogen tijdens deze constitutieborrel constitueren. Alles wat een eigendom is van de vereniging, inclusief bestuursleden, mag gebrast worden.
Huishoudelijke Regelement 2019-2020 – Studievereniging Source Eindhoven 7
4.3.4 Brassen betekent stelen. Op het moment dat de staf, oftewel de pedel wordt gestolen is het nieuwe bestuur afgezet.
4.3.5 Andere verenigingen die iets brassen kunnen een eis stellen voordat ze bepaalde dingen teruggeven. Dit is een vorm van samenwerking.
5. Het lidmaatschap
5.1 Het bestuur laat in beginsel alle studenten die de studierichting Human Resource Management (HRM) aan Fontys hogeschool HRM en Psychologie te Eindhoven studeren toe als lid.
5.2 De aanmelding behoort zich schriftelijk, per e-mail of website ingediend te worden. De aanmelding is compleet wanneer de secretaris alle gevraagde gegevens heeft ontvangen en deze aan de ledenlijst zijn toegevoegd. In het geval van niet-toelating door het bestuur, kan de toelating van de desbetreffende persoon in de Algemene Ledenvergadering aan bod komen. In de ALV kan gestemd worden of de persoon alsnog wordt toegelaten.
5.3 Het boekjaar (en het verenigingsjaar) loopt van 1 september tot en met 31 augustus in het volgende jaar. Het lidmaatschap loopt eveneens gedurende deze periode. Het lid behoort een van de twee semesters per jaar te studeren aan Fontys hogeschool HRM en Psychologie te Eindhoven.
5.4 Opzegging van het lidmaatschap kan door het lid per (school)periode worden opgezegd. Opzegging dient schriftelijk bij bestuur te worden gedaan, met inachtneming van een opzeggingstermijn van ten minste vier weken. Indien opzegging niet tijdig heeft plaatsgevonden, loopt het lidmaatschap door tot de volgende periode.
5.5 De contributie wordt tijdens iedere jaarvergadering nader bepaald door de Algemene Ledenvergadering. De vereniging behoudt zich het recht om de contributie jaarlijks te verhogen, indien dit is goedgekeurd door de ALV. De vereniging int de contributie via automatische incasso. Voor internationale studenten zonder IBAN is dit niet mogelijk, zij worden geacht het geld over te maken op de bankrekening van Studievereniging Source Eindhoven of contant af te rekenen bij de Penningmeester. Restitutie van contributie is niet mogelijk bij opzegging van lidmaatschap.
5.6 Gedurende de eerste schoolperiode van ieder studiejaar kunnen niet-leden alle activiteiten inclusief de actieve ledenborrels bijwonen zonder lidmaatschap. De eerste schoolperiode loopt van week 1 tot en met week 10.
5.7 Een actief lid is een lid dat deel uitmaakt van het bestuur of commissies, of andere vastgestelde verdiensten voor de vereniging doet. Een actief lid en een normaal lid hebben voorrang ten opzichte van niet-leden op activiteiten die (mede) door Studieverenging Source worden georganiseerd. Een actief lid heeft ook voorrang op een normaal lid op basis van de geleverde verdiensten voor de vereniging.
5.7.1 Niet-leden mogen ook deelnemen aan activiteiten van Studievereniging Source Eindhoven, echter kan het zijn dat hier extra kosten aan verbonden zijn. Bestuursleden hebben ten alle tijden voorrang op iedereen die zich aanmeldt voor een activiteit. Daarnaast hebben leden van de commissie die de desbetreffende activiteit organiseert ook voorrang op iedereen.
6. Gedrag tijdens lidmaatschap
6.1 Tijdens activiteiten (mede)georganiseerd door Studievereniging Source Eindhoven of wanneer openbaar duidelijk is dat de desbetreffende persoon of personen lid zijn van de vereniging, onthouden zij zich van kwetsende, vernederende, seksuele en gewelddadige uitlatingen, gedragingen of uitspattingen die de naam van de vereniging kunnen schaden.
6.2 Leden onthouden zich tot gedrag dat in strijd is met de wet, de openbare orde of oproepen de leiden tot het geven aan instemming tot onwettige daden.
6.3 Hiernaast is het ten strengste verboden om middelen die zich behoren tot de Opiumwet te gebruiken. Niet naleving van deze voorwaarden kan uitsluiting tot activiteiten of lidmaatschap als gevolg hebben.
6.4 Tevens is voor alle leden van Studievereniging Source Eindhoven de regeling ongewenst gedag, de huisregels, ordemaatregelen en integriteitcode van Fontys Hogescholen van kracht.
6.5 Bij het overtreden van deze regels worden maatregelen getroffen door het bestuur en zal Fontys Hogescholen worden ingelicht. Deze documenten zijn te vinden op de portal van Fontys Hogescholen.
7. Verenigingskleding
7.1 Actieve leden worden gevraagd een ledenshirt aan te schaffen voor een door het bestuur vastgesteld bedrag. Voor leden die activiteiten organiseren en uitvoeren in een commissie kan het verplicht zijn om het shirt te dragen. Dit behoort om de zichtbaarheid van de organisatie te verhelderen tijdens activiteiten.
7.2 Ieder lid krijgt aan het begin van het jaar de kans om een T-shirt of trui te bestellen. Commissies kunnen commissiekleding aanschaffen maar moeten dit zelf financieren met eigen bijdrage of een sponsoring.
8. Aan- en afmelden
8.1 Bij elke inschrijving voor een activiteit krijgt de persoon in kwestie een bevestiging toe gemaild. Bij het aanmelden gaat de persoon akkoord met de algemene voorwaarden.
8.2 Afmelden voor de algemene ledenvergadering kan uitstuitend per mail bij de secretaris via het volgende e-mailadres: Sourceeindhoven@fontys.nl
8.3 Bij afmelding na sluiting van de inschrijving dient de persoon zich af te melden bij de commissiesecretaris.
Hier beneden staan de e-mailadressen van verschillende commissie.
Introductiecommissie: introductieweekhrm@svsource-eindhoven.nl
ER-commissie: samenwerken@svsource-eindhoven.nl
PR-commissie: PR@svsource-eindhoven.nl
8.4 Andere commissies: activiteiten@svsource-eindhoven.nl (waaronder Feest- ledenweekend en vakinhoudelijke commissie)
8.5 Wanneer al betaald is voor de activiteit, kan er niet gegarandeerd worden dat het lid, het geld terugkrijgt. Dit heeft te maken met de gemaakte kosten voor de activiteit.
9. Alcohol- en drugsbeleid
9.1 Vanaf januari 2014 mag volgens artikel 20 van de Drank- en Horecawet alleen alcohol en tabak verkocht worden aan jongeren vanaf 18 jaar. Dit is geldig voor zowel commerciële als niet-commerciële horeca zoals club- en buurthuizen, sportkantines en studentenverenigingen, waaronder ook studieverenigingen.
9.2 Jongeren onder de 18 jaar mogen geen alcohol bij zich hebben.
9.3 Er mag geen alcohol verkocht worden aan een 18-jarige of ouder als dit kennelijk bestemd is voor iemand onder de 18-jaar.
9.4 Zowel de koper onder de 18 jaar als de verkoper (café, vereniging) zijn strafbaar en riskeren een boete. Soft- en harddrugs zijn volgens de Nederlandse wet verboden.
9.5 Het bestuur van Studievereniging Source Eindhoven zal in overeenstemming met deze bepaling handelen. Dit betekent dat wij als vereniging geen alcohol verkopen of schenken aan leden en/of studenten onder de 18 jaar.
9.6 Wanneer activiteiten in openbare ruimtes worden georganiseerd vertrouwen wij dat onze leden op hierboven beschreven wijze handelen en zich bewust zijn voor de gevolgen indien de regels niet worden nageleefd.
9.7 Bij overtreding door een 18-jarige als zowel iemand onder 18 jaar zal het bestuur met de persoon in gesprek gaan om hem of haar te informeren over de wet- en regelgeving omtrent alcohol en drugsgebruik, als waarschuwing.
9.8 Bij meerdermaal overtreden kan het lidmaatschap van het lid ontheven worden en kan hij of zij nooit meer lid worden van Studievereniging Source Eindhoven.
10. Commissies
10.1 De vereniging telt vaste commissies en ad hoc commissies. De vaste commissies zijn: Feestcommissie, Vakinhoudelijke commissie, Introductiecommissie, PR-commissie, Kascommissie, Raad van Advies, ER-commissie, Ledenweekend en Galacommissie. De ad hoc commissies zijn commissies die tijdelijk of eenmalig worden opgericht zoals: Lustrumcommissie, die voor het schooljaar 2018-2019 is opgezet.
10.2 Bij behoefte kunnen altijd nieuwe commissies worden opgericht of commissies worden geschrapt door het bestuur. Het bestuur heeft het recht om de commissies van verplichtingen te ontheffen.
10.3 De commissie wordt (in principe) door het bestuur samengesteld op de door het bestuur gekozen wijze.
10.4 De commissie wijst een secretaris en eventuele penningmeester aan.
10.5 Het aantal leden is bepaald door het bestuur en kan niet overschreden worden.
Huishoudelijke Regelement 2019-2020 – Studievereniging Source Eindhoven 9
10.6 Leden van commissies worden bij aanvang van elk collegejaar opnieuw benoemd.
10.7 Leden die het voorgaande jaar goed werk hebben verricht binnen een commissie hebben voorrang op leden die dit niet hebben gedaan.
10.8 Het bestuur kan ten alle tijden een lid ontheffen van zijn functie binnen een commissie.
10.9 Leden ontvangen geen vergoeding voor hun werkzaamheden.
10.10 De commissie dient binnen het door de penningmeester gestelde budget te blijven.
10.11 De commissie laat op de bestuursvergadering van week 5 weten wat de planning voor de komende periode is.
10.12 De commissie draagt verantwoordelijkheid voor de realisatie en evaluatie van hun activiteiten.
10.13 De commissie draagt zorg voor het opstellen van een draaiboek van de activiteiten voorzien van: budget, tijdsafbakening, stappenplan, lijst van meewerkende personen en overige relevante informatie.
10.14 De begroting van een activiteit dient in de beginfase van de activiteit te worden ingediend, er mogen geen aankopen worden gedaan voordat de begroting is goedgekeurd door de penningmeester.
10.15 De realisatie van een activiteit dient twee weken na afloop te zijn ingediend bij de penningmeester.
10.16 Geen enkele commissie is gemachtigd zelfstandig een contract te ondertekenen.
10.17 De commissie is niet gemachtigd zelfstandig contact op te nemen met samenwerkende bedrijven of organisaties zonder dat dit overlegd is met een bestuurslid.
10.18 De commissie notuleert en archiveert alle commissievergaderingen.
10.19 Het bestuur is gemachtigd alle beslissingen van commissies terug te draaien of te veranderen. Is hierover niet direct overeenstemming te bereiken met de desbetreffende commissie, dan worden alle activiteiten van de commissie stil gelegd. Vervolgens wordt de commissievoorzitter met een vertegenwoordigd commissielid uitgenodigd voor de bestuursvergadering.
11. De Feestcommissie
11.1 De Feestcommissie organiseert een deel van alle informele activiteiten binnen de vereniging.
11.2 Dit komt neer op ongeveer vier feesten en vier andere activiteiten per schooljaar. Wat zich uit in ongeveer één feest en één andere activiteit per schoolperiode.
11.3 De activiteiten van de commissie behoren de samenhorigheid binnen de vereniging te ondersteunen. Activiteiten in het verleden zijn geweest: themafeesten, pubquiz,
kroegentochten, biercantus etc.
11.4 Het maximaal aantal leden dat voor deze commissie is vastgesteld is acht.
12. De vakinhoudelijke commissie
12.1 De vakinhoudelijke commissie organiseert een deel van de formele activiteiten binnen de vereniging.
12.2 De activiteiten van deze commissie staan in het teken van verdieping en verbreding binnen het HRM-vakgebied. Hierbij wordt rekening gehouden met het huidige curriculum waardoor de activiteiten een ware aanvulling zijn op het lespakket.
12.3 Activiteiten in het verleden zijn geweest: gastcolleges, lezingen, bedrijfsbezoeken,
workshops etc.
12.4 Het maximaal aantal leden dat is vastgesteld voor deze commissie is zes.
13. De introductiecommissie
13.1 De introductiecommissie organiseert een deel van de informele activiteiten en de introductieweek van de studie HRM.
13.2 Deze week staat in het teken van kennismaking met elkaar, de stad, de vereniging en de studie. De gehele week biedt de introductiecommissie onderdak, activiteiten, eten en drinken.
13.3 Het gehele programma vanaf voorbereiding tot nazorg wordt door de commissie georganiseerd. Hiernaast organiseert de commissie voorafgaand aan de introductieweek een aantal activiteiten.
Het maximaal aantal leden voor deze commissie is vastgesteld op tien.
14. De PR-commissie
14.1 De PR-commissie verzorgt een deel van de communicatie binnen de vereniging. Zij beheren alle mediaplatformen in de naam van de vereniging.
14.2 De PR-commissie post berichten op mediaplatformen in de naam van de vereniging.
14.3 Iedere periode geeft deze commissie een nieuwsbrief uit om alle leden te informeren.
14.4 Aan het einde van het jaar wordt het jaarboek uitgegeven.
14.5 Naast het posten van berichten en evenement is de PR-commissie ook verantwoordelijk voor de vormgeving van de website, posters, flyers etc.
14.6 Het maximaal aantal leden dat is vastgesteld voor deze commissie is acht.
15. De kascommissie
15.1 De Kascommissie controleert twee keer per schooljaar, oftewel één keer per semester, de financiële administratie van Studievereniging Source Eindhoven.
15.2 Hierbij dient de administratie een goed beeld te geven van de financiële positie van de vereniging.
15.3 Op de Algemene Ledenvergadering zal de commissie verslag uitbrengen van de
controle aan de leden en het bestuur.
15.4 Hier zullen alle onjuistheden en verbeterpunten door de commissie worden gepresenteerd. Bij fraude zal de Kascommissie dit per direct rapporteren bij het bestuur en wordt de Penningmeester van zijn of haar functie geschorst.
15.5 De Kascommissie heeft een controlerende functie en is niet bevoegd om veranderingen door te voeren of te sanctioneren.
15.6 De Penningmeester is verantwoordelijk voor de boekhouding, echter wordt de juistheid van de inkomsten en uitgaven in het algemeen en per commissie gecontroleerd. Het bestuur blijft ten alle tijden verantwoordelijk
15.7 Het maximaal aantal leden voor deze commissie is vastgesteld op zes.
16. Raad van Advies
16.1 De Raad van Advies bestaat uit oud-bestuursleden van de voorgaande besturen van Studieverenging Source.
16.2 Dechargeerde bestuursleden maken automatische deel uit van de Raad van Advies en verliezen deze status pas wanneer zij worden toegevoegd aan het alumni-netwerk.
16.2.1 Tenzij het desbetreffende lid uitstel heeft gevraagd.
16.3 De Raad van Advies functioneert als kritisch adviserend orgaan en kan zowel gevraagd als ongevraagd advies geven aan het bestuur. Oud-bestuursleden kunnen van verplichtingen rondom de Raad van Advies worden ontheft wanneer zij hier naar omstandigheden niet toe in staat zijn.
16.4 Er is geen maximum vereist voor het aantal leden van de Raad van Advies.
17. De ER-commissie
17.1 De ER-commissie voert het sponsorbeleid uit van de vereniging. Hierbij benaderen, informeren en bezoeken zij (potentiele) partners die de vereniging willen ondersteunen.
17.2 Het is van groot belang dat de ER-commissie genoeg samenwerkingen sluit om tezamen activiteiten te organiseren en de begroting van de vereniging te
financieren.
17.3 De ER-commissie is samen met de commissaris externe betrekkingen verantwoordelijk voor het sponsorbeleid van de vereniging.
17.4 Het maximaal aantal leden van deze commissie is vastgesteld op zes.
18. De ledenweekendcommissie
18.1 De ledenweekendcommissie organiseert een informele activiteit en is verantwoordelijk voor het jaarlijks ledenweekend van de vereniging.
18.2 De ledenweekendcommissie is verantwoordelijk voor de gehele organisatie van dit weekend waaronder: vervoer, locatie, activiteiten, eten en drinken.
18.3 Het weekend is alleen voor leden en eerstejaars alumni bedoeld.
18.4 Het maximaal aantal leden voor deze commissie is vastgesteld op acht.
19. De galacommissie
19.1 De galacommissie verzorgt een van de informele activiteiten binnen de vereniging en is verantwoordelijk voor het jaarlijks gala voor alle HRM-studenten.
19.2 De commissie is verantwoordelijk voor de gehele organisatie, van voorbereiding tot nazorg.
19.3 Het maximaal aantal leden voor deze commissie is vastgesteld op acht.
20. Lustrumcommissie
20.1 De lustrumcommissie is een voorbeeld van een ad hoc commissie.
20.2 De lustrumcommissie organiseert alle activiteiten die samenhangen met het jubileum van de vereniging. Dit kunnen zowel informele als formele activiteiten zijn. Dit betekent dat de lustrumcommissie niet actief is wanneer er geen jubileum is.
20.3 Het bestuur zit automatisch in de lustrumcommissie. Hierbij mag rekening gehouden met het jubileum van Source algemeen en Source Eindhoven. Het volgende lustrum valt in 2024.
20.4 Het maximaal aantal leden voor deze commissie is vastgesteld op tien.
21. Algemene ledenvergadering
21.1 De Algemene Ledenvergadering is het hoogste (bestuur)orgaan van de vereniging.
21.2 Onze leden bepalen samen met het bestuur en de commissievoorzitters het beleid en de activiteiten van de vereniging voor de komende periode.
21.3 Alle leden worden tijdens de ALV verwacht.
21.4 Tot de bevoegdheden van de ALV behoren de volgende zaken: Wijzigen statuten, benoemen en afzetten bestuurders, benoemen en afzetten commissievoorzitters, dechargeren van bestuurders (= het ‘eervol ontslaan’ van een bestuurder), goedkeuring van de jaarplanning, begroting en de jaarrekening en het uitsluiten van een lid
21.5 Het is voor Studievereniging Source Eindhoven verplicht om minstens twee algemene ledenvergaderingen per jaar te organiseren. Het wordt aangeraden om drie algemene ledenvergaderingen te organiseren wanneer ten minste één vergadering het quorum niet heeft gehaald. Het onderstaande schema laat zien welke data gekoppeld aan onderwerpen ten gunste zijn voor de studievereniging. Het is belangrijk om de leden tijdig en structureel up-to-date te houden.
21. Jaarvergadering
21.1 Tijdens de ALV presenteert het oude bestuur het jaarverslag en de jaarrealisatie. Na of tijdens de presentatie kan de ALV-vragen stellen, waarna er over beide documenten (los van elkaar) gestemd wordt.
21.2 Als beide documenten zijn aangenomen kan het oude bestuur gedechargeerd worden en zijn zij dus officieel geen bestuur meer. Er is dus altijd een periode (meestal juli, augustus, september) waarin het nieuwe bestuur al aan het werk is, maar het oude bestuur officieel gezien ook nog bestuur is.
21.3 Zij worden pas gedechargeerd als het jaarverslag en de jaarrealisatie zijn aangenomen. Dit is verder geen probleem.
21.4 Het kan voorkomen dat de ALV het jaarverslag of de jaarrealisatie nog niet voldoende vindt. Op dat moment kan de ALV twee dingen besluiten:
21.4.1 Het jaarverslag/de jaarrealisatie wordt met wijzingen aangenomen. De ALV geeft het oude bestuur dan het vertrouwen dat zij de commentaren nog in het verslag verwerken.
21.4.2 Het jaarverslag/ de jaarrealisatie wordt niet aangenomen, waardoor het bestuur dus niet gedechargeerd kan worden. Er moet dan binnen twee weken een nieuwe ALV georganiseerd worden waar de verbeterde versie opnieuw wordt gepresenteerd. Voor het nieuwe bestuur heeft dit verder geen gevolgen, zij gaan gewoon door met hun taken.
21.5 Het nieuwe bestuur zal tijdens deze vergadering de jaarplanning toelichten en de ALV laten stemmen. Alle plannen van commissies worden door commissievoorzitters gepresenteerd. Hierbij wordt uiteindelijk door de ALV gestemd op de plannen. Voor beide geldt ook dat de plannen aangenomen kunnen worden met of zonder verzoek tot wijzigingen en niet aangenomen kunnen worden. Wanneer plannen niet worden aangenomen zal er een nieuwe ALV worden gepland.
22. Halfjaarvergadering
22.1 Tijdens de tweede ALV presenteert het bestuur de realisatie van het eerste halfjaar en wordt hier ook op geëvalueerd. De vergadering is vooral bedoeld om leden up-to-date te houden over hoe de verenging ervoor staat.
22.2 De evaluatie van het bestuur behoort tenminste twee weken voor de vergadering gepubliceerd te worden aan alle leden van de vereniging.
22.3 De penningmeester laat zien welke uitgaves en inkomsten er zijn verworven in het afgelopen half jaar. Tijdens de halfjaarvergadering hoeft in principe niet gestemd te worden, want deze is vooral informatief bedoeld. Op deze regel geldt een uitzondering: het bijstellen van budgetten.
23. Voordrachtsvergadering
23.1 Tijdens de laatste ALV: voordrachtvergadering geeft het bestuur even een algemene update over hoe het gaat met de vereniging. Het nieuwe bestuur, commissievoorzitters en eventueel KasCo voor het nieuwe jaar worden voorgedragen.
23.2 Het huidige bestuur stelt de nieuwe potentiele bestuursleden voor en motiveert aan de ALV waarom zij geschikt zijn voor een bestuursfunctie.
23.3 De ALV mag vervolgens vragen stellen aan de potentiele bestuursleden. De vragen mogen niet te ver inhoudelijk op het beleid ingaan aangezien zij nog geen verkozen bestuur zijn.
23.4 Na de vragenronde wordt er over het nieuw bestuur, commissievoorzitters en eventueel KasCO gestemd.
24. Bestuursvergadering
24.1 De bestuursvergadering vindt plaats tussen de bestuursleden van het huidige bestuur.
24.2 De voorzitter is verantwoordelijk voor de agenda en het voorzitten van de vergadering.
24.3 De secretaris is verantwoordelijk voor de documentatie waaronder de notulen.
24.4 Overige bestuursleden nemen deel aan deze vergaderingen en leveren informatie aan wanneer hiernaar gevraagd wordt.
25. Afstemmingsvergadering
25.1 Aan het einde van periode zal het bestuur samen met alle commissievoorzitters de periode evalueren en de volgende periode doorspreken.
25.2 Deze vergadering zal plaatsvinden in de eerste week van de nieuwe periode.
25.3 De voorzitter is verantwoordelijk voor de agenda en het voorzitten van de vergadering.
25.4 De secretaris is verantwoordelijk voor de documentatie waaronder de notulen.
25.5 Overige bestuursleden en commissievoorzitters nemen deel aan deze vergaderingen en leveren informatie aan wanneer hiernaar gevraagd wordt.
26. Jaarvergadering met instituut
26.1 Aan het begin van het schooljaar plannen het bestuur en de docentleden samen een afspraak in met de directeur of opleidingsmanager van het instituut.
26.2 Tijdens deze vergadering wordt er teruggekeken op het voorgaande jaar en voorruit gekeken op het aankomende jaar. Er wordt gekeken hoe het instituut en de studievereniging elkaar kunnen versterken.
27. Commissievergadering
27.1 Iedere commissievoorzitter draagt zorg voor het tijdig en voldoende inplannen van vergadering voor zijn of haar commissie.
27.2 Er zijn vooraf vastgestelde criteria voor deze vergaderingen.
27.3 Tijdens deze vergaderingen wordt de organisatie rondom een activiteit besproken, de voortgang hiervan en wordt er gewerkt aan de benodigde documenten.
27.4 De commissaris Interne zaken is bevoegd om ten alle tijden een vergadering bij te wonen.
28. Beleidsplannen
28.1 Het beleidsplan laat de plannen van het nieuwe bestuur voor het volgende bestuursjaar zien. Het beleidsplan behoort de volgende elementen te bevatten:
- Waarom is de vereniging er?
Wat is de missie van de vereniging? (Identiteit)
Wat is de visie van de vereniging? (Welke doelen volgen er uit de missie?) - Wat is de vereniging?
Wat zijn de activiteiten die bijdragen aan het bereiken van de doelen? - Waar is de vereniging?
Waar vinden de activiteiten plaats? - Wanneer is de vereniging?
Wanneer vinden de activiteiten plaats? (Er wordt ten minste een jaarplanning opgemaakt) - Wie is de vereniging?
Wie hebben zitting in het bestuur en wat is ieders taakomschrijving (functies en commissies)?
Wie hebben er zitting in beleidscommissies en wat is haar taakomschrijving?
Wie geeft sturing aan welke activiteit? (Denk aan de inrichting van de vereniging; bij gebruik van commissies is er een taakomschrijving van iedere commissie)
Is er een regelement van orde, stemprocedure?
Is er ook een beleid voor alumni of RvA? - Op welke wijze werkt de vereniging?
Hoe worden de activiteiten uitgevoerd? (Uitvoeringsplannen per activiteit)
Is er een beschrijving van hoe de ledenadministratie (inclusief alumni) is geregeld.
Hoe wordt je lid, hoe zeg je op?
Is er een beschrijving hoe vaak leden hun stem kunnen laten horen tijdens een ALV? - Met welke middelen werkt de vereniging?
Welke middelen worden ingezet om activiteiten uit te kunnen voeren?
28.2 Een beleidsplan moet altijd ingestemd worden door de ALV en wordt ieder jaar bijgesteld door het nieuwe bestuur.
28.3 Wanneer er iets in het beleid gewijzigd moet worden, moet dit in de ALV gepresenteerd worden.
29. Jaarverslag
29.1 In het jaarverslag blikt het bestuur terug op het afgelopen jaar.
29.2 Hierin worden de doelen die in het beleidsplan gesteld zijn besproken, waar een evaluatie bij plaats vindt.
29.3 Daarnaast kan het huidige bestuur aanbevelingen of andere zaken die op lange termijn belangrijk zijn voor de vereniging in het jaarverslag presenteren.
29.4 Met de uitkomsten van het jaarverslag kan er voor het nieuwe bestuursjaar weer een beleidsplan geformuleerd worden. Het jaarverslag geeft antwoord op de volgende zaken:
- Zijn de activiteiten in lijn geweest met de doelen?
Hoe zijn de activiteiten uiteindelijk uitgevoerd?
Wat zijn de resultaten?
Zijn de doelen daarmee bereikt? - Moeten de doelen worden bijgesteld? (Advies aan het volgende bestuur?)
Welke doelen moeten worden bijgesteld (naar boven, naar beneden)?
Zijn er nieuwe doelen die kunnen bijdragen aan de missie van de vereniging?
29.5 Met de uitkomsten van het jaarverslag kan er voor het nieuwe bestuursjaar weer een beleidsplan geformuleerd worden.
29. Begroting
30.1 De begroting laat de verwachte inkomsten en uitgaven van de vereniging zien over een bepaalde periode. Deze inkomsten en uitgaven zijn onderverdeeld in kostensoorten.
30.2 Dit kunnen bijvoorbeeld kosten voor een commissie zijn, onderhoudskosten voor website of secretariële uitgaven zijn.
30.3 De financiële verwachtingen behoren aan te sluiten op het beleid van de verenging en is het belangrijk dat de begroting in het verlengde licht van het beleidsplan. Een begroting moet evenals het beleidsplan worden ingestemd bij de ALV.
30.4 Het is de taak van de penningmeester om te zorgen dat de begroting wordt nageleefd. Tot slot zijn er een aantal aspecten die van groot belang zijn voor de begroting:
30.4.1 Er moet altijd sprake zijn van een nul begroting, de verwachte inkomsten en uitgaven moeten dus gelijk zijn.
30.4.2 Als het bestuur een begrotingswijziging wil doen moet dit goedgekeurd worden door de ALV, evenals een herverdeling
30.4.3 Verenigingen mogen geen winst maken, houd hier rekening mee bij de begroting.
30.4.4 Naast de algemene begroting kan het voordelig zijn om sub begrotingen te maken per commissie of evenement.
31. Financiële administratie
31.1 De balans laat zien welke activa en passiva de vereniging bezit. De activazijde laat zien hoeveel geld in bezit is en hoe dit verdeeld is. Denk bijvoorbeeld aan de betaalrekening, contanten en de spaarrekening. Dit is het geld wat in bezit is. De passiva zijde laat zien hoe het geld binnen de vereniging verdeeld is. Waar het eigen vermogen zit, een deel reserveringen en het lopend resultaat. De balans is enkel een toevoeging voor de administratie en zorgt voor overzicht wat lijdt tot het totaalplaatje. De balans hoort ten alle tijden in evenwicht te zijn.
31.2 De debiteuren of crediteurenadministratie geeft een overzicht van het geld dat de vereniging nog moet betalen (crediteuren), of nog moet ontvangen (debiteuren). Het is belangrijk dat de penningmeester dit goed bijhoudt, zodat de vereniging geen onverwachte betalingen moet doen of inkomsten misloopt.
31.2.1 Het document lijkt op de begroting, maar draait om de werkelijke cijfers in plaats van de verwachte cijfers. Het is een overzicht van de daadwerkelijke inkomsten en uitgaven van het jaar en hoe zich dit verhoudt ten opzichte van de begrote inkomsten en uitgaven. Idealiter is de realisatie gelijk aan de begroting, al is er nooit een gelijkenis van 100%.
31.3 De penningmeester dient een overzicht van alle declaraties te bewaren met de daarbij horende bonnen. Declaraties dienen alleen door